Pro založení a administraci žádostí o změnu projektu a žádostí o odstoupení od projektu slouží záložka Žádosti o změnu/odstoupení.
Žádost o změnu projektu
Žádost o změnu projektu slouží žadateli pro evidenci změny, pokud dojde ke změně projektu v průběhu jeho realizace (např. změna ukončení projektu, personální změny apod.) Žádost o změnu projektu může založit Žadatel/KP ve stavu projektu „Probíhá realizace“. Žádost o změnu založí přes záložku Žádosti o změnu/odstoupení a tlačítko Přidat nad tabulkou Žádosti o změnu projektu. Následně se zobrazí detail formuláře Žádost o změnu projektu.
Poznámka: Žádost o odstoupení od projektu zakládá žadatel a je možné jej založit před tím, než dojde k realizaci projektu, tzn. ve stavech před "Probíhá realizace".
Detail Žádosti o změnu projektu
V detailu žádosti o změnu projektu jsou k dispozici položky:
•Projekt – název projektu;
•Stav projektu – aktuální stav projektu;
•Pořadové číslo – pořadové číslo žádosti o změnu, doplní systém po podání žádosti o změnu;
•Datum podání – datum podání žádosti o změnu, doplní systém po podání žádosti o změnu;
•Stav žádosti – aktuální stav žádosti o změnu projektu;
•Předmět – povinné textové pole, zapisuje Žadatel/KP;
•Záložka Obsah – na této záložce je povinné textové pole, kam Žadatel/KP popisuje změnu projektu;
•Záložka Vypořádání
oDatum schválení – položka pro interního uživatele (Projektového manažera), který zadává datum schválení žádosti o změnu projektu;
oDůvod vrácení – pole pro interního uživatele (Projektového manažera), který zapisuje důvod vrácení Žadateli/KP;
oVyjádření MK – pole pro interního uživatele (Projektového manažera) vyjádření k požadované změně;
•Záložka Komentář – záložka viditelná pouze pro interní uživatele. Slouží k zápisu interních komentářů;
•Záložka Dokumenty – tabulka, kam může Žadatel/KP přiložit dokumenty k žádosti o změnu. Je umožněno vložit dokument typu Jiný dokument (soubor). Soubory se automaticky vkládají ke spisu projektu v ESS.
V případě, že má Žadatel/KP vše vyplněno může Podat žádost o změnu projektu. Může také odstranit přes tlačítko Odstranit (Žádost o změnu projektu).
Proces administrace Žádosti o změnu projektu
Administraci provádí interní uživatel (Projektový manažer) poté, co Žadatel/KP podá žádost o změnu projektu. V rámci administrace má možnost:
Vrátit k doplnění – pokud zjistí nedostatky v žádosti o změnu, může vrátit zpět k doplnění Žadateli/KP. Při tom musí zapsat text do pole 'Důvod vrácení'.
Ke schválení – pokud se zdá být vše opodstatněné, může PM předat nadřízenému (Vedoucímu projektovému manažerovi) ke schválení. V rámci toho vyplňuje položku 'Vyjádření MK' a generuje dokument 'Vyjádření k žádosti o změnu projektu' (šablona). Tuto šablonu může elektronicky podepsat. Po schválení je tento soubor automaticky vložen do spisu projektu v ESS.
Zamítnout – v rámci zamítnutí žádosti o změnu projektu musí vyplnit pole 'Vyjádření MK'.
Pokud je žádost o změnu projektu předána ke schválení, tak interní uživatel (Vedoucí projektový manažer) schvaluje tlačítkem Schválit, vrací zpět ke kontrole na předchozího interního uživatele (Projektový manažer) tlačítkem Vrátit ke kontrole, případně zamítá tlačítkem Zamítnout.
Samotný zápis změn do projektu provádí PM přes modul Administrátorské úpravy. V rámci modulu Administrátorské úpravy si může uživatel zpřístupnit projektovou žádost k editaci a provést požadované změny.
Po schválení ještě potvrzuje zanesení změn do projektu (např. po nějaké časové době) tlačítkem Potvrdit provedení změny.
Workflow Žádosti o změnu
Žádost o odstoupení od projektu
Žádost o odstoupení od projektu může založit Žadatel/KP před zahájením realizace projektu, před stavem „Probíhá realizace“. Založit žádost o odstoupení je možné tlačítkem Přidat. Následně se zobrazí detail žádosti o odstoupení od projektu.
Pozn.: Pokud u projektu již došlo k vydání rozhodnutí je zrušení projektu řešeno skrze Oznámení o vrácení dotace, případně Řízení o odnětí dotace.
Detail Žádosti o odstoupení od projektu
Žadatel v detailu vyplňuje povinná pole:
•Předmět – žadatel zadá předmět žádosti o odstoupení.
•Obsah – žadatel textem popíše žádost o odstoupení.
Proces administrace Žádosti o odstoupení od projektu
Poté, co žadatel vyplní povinná pole, může Podat žádost o odstoupení od projektu. Případně může Odstranit (Žádost o odstoupení od projektu).
V rámci žádosti o odstoupení od projektu nedochází k žádnému schvalování ze strany interních uživatelů. Ihned po podání dojde ke změně stavu žádosti o odstoupení na „Akceptovaná“ a změní se i stav projektu do konečného stavu „Ukončený“.
