Modul monitorovacích návštěv a externích kontrol je dostupný v detailu projektu přes dlaždici ‚Monitorovací návštěvy a kontroly‘. Na této dlaždici se nachází Seznam monitorovacích návštěv, který slouží pro evidenci všech monitorovacích návštěv v rámci projektu a Seznam externích kontrol, kde žadatel eviduje provedené externí kontroly projektu.
Monitorovací návštěvy
Záznam do seznamu monitorovacích návštěv může založit interní uživatel (PM) od stavu projektu „Podaný“. Pro založení záznamu slouží tlačítko Nová monitorovací návštěva v záhlaví tabulky. Po kliknutí na tlačítko se zobrazí detail monitorovací návštěvy.
Detail Monitorovací návštěvy
Uložit - uloží zadané údaje formuláře do databáze
Zrušit monitorovací návštěvu - převede monitorovací návštěvu do stavu "Zrušená".
V detailu jsou evidovány následující položky:
•Název projektu - název projektu, kterého se monitorovací návštěva týká.
•Stav projektu - aktuální stav projektu dle definovaného workflow.
•Typ monitorovací návštěvy - povinná položka. Výběr z rozbalovací nabídky. Nabízí se možnosti z číselníku Systémové > Monitorovací návštěvy a kontroly > Typy monitorovacích návštěv.
•Datum monitorovací návštěvy - nepovinné pole. Zápis je možné provést numerickou klávesnicí ve tvaru DD.MM.RRRR, případně výběrem z kalendáře pomocí ikony kalendáře.
•Stav monitorovací návštěvy - aktuální stav monitorovací návštěvy dle definovaného workflow.
•Požadováno opakování MN - checkbox pro indikaci, zda je požadována opakovaná monitorovací návštěva.
•Řešitel - aktuální řešitel objektu.
•Výsledek monitorovací návštěvy - Výběr z rozbalovací nabídky. Nabízí se možnosti z číselníku Systémové > Monitorovací návštěvy a kontroly > Výsledky monitorovacích návštěv.
•Komentář - nepovinná textová položka.
•Dokumenty - slouží k evidenci dokumentů souvisejících s monitorovací návštěvou. Dokument je možné vložit pomocí tlačítka Přidat dokument.
Proces administrace Monitorovací návštěvy
V detailu monitorovací návštěvy vyplňuje Řešitel položky formuláře (popsané výše). V prvotním stavu monitorovací návštěvy (stav „Připravuje se“) je povinen uživatel vyplnit pouze položky ‚Typ monitorovací návštěvy‘ a ‚Datum‘. Poté, co má položky vyplněny, provede změnu stavu přechodovým tlačítkem Zadat termín monitorovací návštěvy do AIS, tím dojde ke změně stavu monitorovací návštěvy na „Probíhá“.
V případě potřeby může řešitel zrušit konání monitorovací návštěvy přechodovým tlačítkem Zrušit monitorovací návštěvu, čímž monitorovací návštěva přejde do konečného stavu „Zrušená“.
Stav „Probíhá“ slouží k provedení samotné monitorovací návštěvy. Výsledky a poznatky z provedené monitorovací návštěvy zadává řešitel do systému. Pokud má všechny potřebné položky doplněny, předává monitorovací návštěvu ke schválení přechodovým tlačítkem Zadat výsledek monitorovací návštěvy a předat ke schválení. Tím dojde k předání monitorovací návštěvy na VPM a ke změně stavu monitorovací návštěvy na stav „Ke schválení“.
Ve stavu „Ke schválení“ řešitel (VPM) schvaluje zadaný výsledek monitorovací návštěvy. Zároveň má celý detail editovatelný, takže pokud zjistí nesrovnalosti v zapsaném detailu, může tyto informace upravit. Schválení provádí uživatel přechodovým tlačítkem Schválit výsledek monitorovací návštěvy a ručně obnovit administraci. Tím dojde ke změně stavu monitorovací návštěvy na „Ukončená“. V tomto stavu již není možné nic měnit a zapisovat, jen si prohlížet detail monitorovací návštěvy.
Workflow Monitorovací návštěvy
Externí kontroly
Záznam do seznamu externích kontrol může založit Žadatel od stavu projektu „Podaný“. Pro založení záznamu slouží tlačítko Nová externí kontrola v záhlaví tabulky. Po kliknutí na tlačítko se zobrazí detail externí kontroly.
Detail Externí kontrola
V detailu externí kontroly se nachází následující položky:
Uložit - uloží zadané údaje formuláře do databáze.
Odstranit (Externí kontrola) - odstraní záznam externí kontroly.
V detailu jsou evidovány následující položky:
•Název projektu - název projektu, kterého se externí kontrola týká.
•Stav projektu - aktuální stav projektu dle definovaného workflow.
•Typ externí kontroly - povinná položka. Výběr z rozbalovací nabídky. Nabízí se možnosti z číselníku Systémové > Monitorovací návštěvy a kontroly > Typy externí kontroly.
•Datum zahájení kontroly - povinná položka. Zápis je možné provést numerickou klávesnicí ve tvaru DD.MM.RRRR, případně výběrem z kalendáře pomocí ikony kalendáře.
•Datum ukončení kontroly - nepovinná položka. Zápis je možné provést numerickou klávesnicí ve tvaru DD.MM.RRRR, případně výběrem z kalendáře pomocí ikony kalendáře.
•Stav externí kontroly - aktuální stav monitorovací návštěvy dle definovaného workflow.
•Řešitel - aktuální řešitel objektu.
•Výsledek externí kontroly - Výběr z rozbalovací nabídky. Nabízí se možnosti z číselníku Systémové > Monitorovací návštěvy a kontroly > Výsledky externí kontroly.
•Dokumenty - slouží k evidenci dokumentů souvisejících s externí kontrolou. Dokument je možné vložit pomocí tlačítka Přidat dokument.
Proces administrace Externí kontrola
Pokud žadatel vyplní detail a jeho povinné položky, klikne na přechodové tlačítko Ukončit externí kontrolu. Tím dojde k uzamčení editace formuláře a ke změně stavu externí kontroly na „Ukončena“. Neprobíhá zde tedy žádné schvalování či vracení k dopracování.
