Modul slouží k evidenci a správě veřejných zakázek (VZ) a přímých plnění (PP) souvisejících s projektem.
Veřejné zakázky
Veřejnou zakázku může založit Žadatel, jehož projekt je ve stavu „Probíhá realizace“. Veřejnou zakázku založí přes detail projektu a dlaždici Veřejné zakázky projektu.
V dlaždici se nachází oddělené seznamy pro Veřejné zakázky a Přímé plnění (popsáno níže).
Pro založení nové zakázky slouží v seznamu Veřejné zakázky tlačítko Nová VZ. Po založení záznamu vyplňuje žadatel detail VZ.
Detail Veřejné zakázky
Formulář VZ obsahuje následující položky:
•Název projektu - název projektu, kterého se VZ týká.
•Řešitel - interní uživatel, který je řešitelem VZ. Položku může měnit Vedoucí projektový manažer zadaný na dílčí výzvě.
•Stav veřejné zakázky - aktuální stav veřejné zakázky.
•Název veřejné zakázky - povinné pole. Zapisuje žadatel při vyplňování VZ.
•Evidenční číslo VZ v VVZ - číslo pod kterým je VZ evidována ve věstníku veřejných zakázek. Číslo musí být zadáno v předdefinovaném formátu Z0000-000000.
•Typ veřejné zakázky - povinná položka. Výběr hodnoty ze seznamu.
•Druh veřejné zakázky - povinná položka. Výběr hodnoty ze seznamu.
•Zadávací řízení - povinná položka. Výběr hodnoty ze seznamu.
•Předpokládaná hodnota bez DPH (Kč) - povinné pole, kde žadatel zapíše předpokládanou hodnotu VZ bez DPH v Kč.
•Popis veřejné zakázky (max. 1000 znaků) - nepovinné textové pole pro popis veřejné zakázky s maximální délkou 1000 znaků.
Záložka Základní údaje:
•Odkaz na VZ na profilu zadavatele - hypertextový odkaz na profil zadavatele veřejné zakázky.
•Datum uzavření smlouvy - nepovinné pole. Zápis je možné provést numerickou klávesnicí ve tvaru DD.MM.RRRR, případně výběrem z kalendáře pomocí ikony.
•Hodnota závazku ze smlouvy bez DPH (Kč) - nepovinné pole pro zapsání číselného údaje.
•Hodnota závazku ze smlouvy vč. DPH (Kč) - nepovinné pole pro zapsání číselného údaje.
•Celková hodnota závazku po změnách bez DPH (Kč) - nepovinné pole pro zapsání číselného údaje.
•Celková hodnota závazku po změnách vč. DPH (Kč) - nepovinné pole pro zapsání číselného údaje.
•Případný komentář k hodnotě závazku ze smlouvy (max. 500 znaků) - nepovinné textové pole s maximální délkou 500 znaků.
•Povinnost zveřejnění v RS - checkbox pro zatržení.
•ID smlouvy z RS - nepovinné textové pole pro zápis identifikačního čísla z registru smluv.
•Evidenční číslo smlouvy z RS - nepovinné textové pole pro zápis identifikačního čísla z registru smluv.
•Datum zveřejnění v RS - nepovinné pole. Zápis je možné provést numerickou klávesnicí ve tvaru DD.MM.RRRR, případně výběrem z kalendáře pomocí ikony kalendáře. Datum zveřejnění v RS musí být větší nebo rovno položce Datum uzavření smlouvy.
•Komentář k VZ (max. 1000 znaků) - nepovinné textové pole s maximální délkou 1000 znaků.
•Seznam dodavatelů a poddodavatelů - v tomto seznamu uživatel eviduje dodavatele a poddodavatele veřejné zakázky. Záznam do tabulky je možné přidat tlačítkem Nový. Po klinutí na tlačítko se zobrazí detail Dodavatel/Poddodavatel, kde uživatel vybírá ze stávajících (již zadaných), případně vyplňuje údaje o novém dodavateli/poddodavateli.
•Komentář k dodavatelům/poddodavatelům (max. 500 znaků) - nepovinné textové pole s maximální délkou 500 znaků.
•Dokumenty - žadatel může přidat dokumenty k veřejné zakázce pomocí tlačítka Přidat. Následně se zobrazí detail pro vložení přílohy. K výběru se nabízí předdefinované typy pro veřejnou zakázku (Dodatky, Jiný dokument, Uzavřené smluvní vztahy, Zadávací podmínky a další dokumenty související se ZR, Změnové listy).
Záložka Vrácení VZ k doplnění
•Zdůvodnění vrácení (max. 4000 znaků) - textová položka dostupná pouze pro interního uživatele, kam zapisuje důvod vrácení VZ.
•Historie vrácení k doplnění - tabulka zobrazuje komentáře k vrácení VZ k doplnění. Žadatel zde najde instrukce, které údaje ve VZ opravit a doplnit.
Záložka Vyjádření MK
•Na této záložce je žadateli zobrazen dokument 'Vyjádření MK'. Žadatel může dokument zobrazit pomocí ikony v prvním sloupci tabulky. Interní uživatel dokument vkládá pomocí tlačítka Vložit vyjádření MK.
Detail VZ je pak podrobně popsán také v kapitole Detail veřejné zakázky.
Proces administrace Veřejné zakázky
Poté, co žadatel vložil VZ do systému (stav „VZ vložena do systému“), vstupuje do detailu veřejné zakázky interní uživatel (PM), který nahlíží na údaje vyplněné žadatelem. V horní části VZ vybírá interní uživatel Fázi veřejné zakázky (z rozbalovací nabídky 1-4).
Samotný detail VZ je pro interního uživatele (řešitele) needitovatelný, formulář si však může zpřístupnit k editaci skrze dlaždici Administrátorské úpravy tím, že založí nový záznam (tlačítkem Nový) a popíše potřebné změny (v položce 'Popis změn'). Po dokončení zápisu změn v detailu VZ interní uživatel ukončí editaci formuláře opět přes detail administrátorské úpravy tlačítkem Ukončit. Záznam administrátorské úpravy se převede do koncového stavu "Ukončena".
Pokud interní uživatel usoudí, že není žadatelem vše potřebné vyplněné, může VZ vrátit k doplnění přechodem Vrátit VZ k doplnění. Tím dojde ke změně stavu VZ na "Vrácena k doplnění“.
Pokud interní uživatel usoudí, že v rámci konkrétní fáze je vše vyplněno, zvolí přechod Schválit fázi VZ, případně Schválit fázi VZ s vyjádřením MK (použití pro schválení fáze a zároveň pro zveřejnění dokumentu ‚Vyjádření MK‘ pro žadatele. Přechod lze provést pouze, pokud systém eviduje aktuální verzi dokumentu 'Vyjádření MK' vloženou po poslední změně stavu). Těmito přechody dojde ke změně stavu VZ na „Doplňování údajů VZ“. Žadateli se VZ opět zpřístupní k editaci a může pokračovat v dalším vyplňování údajů veřejné zakázky. Po schválení fáze veřejné zakázky dojde k založení záznamu na dlaždici Fáze veřejné zakázky. Tento záznam fáze VZ obsahuje zrcadlo údajů zapsaných ve veřejné zakázce žadatelem. V rámci schválení fáze systém dále vygeneruje pdf dokument s údaji VZ. Tento dokument je uložen v detailu každé fáze, případně v seznamu Dokumenty všech fází na dlaždici Fáze veřejné zakázky.
Workflow Veřejné zakázky
Přímé plnění
Přímé plnění může založit Žadatel, jehož projekt je ve stavu „Probíhá realizace“. Přímé plnění založí přes detail projektu a dlaždici Veřejné zakázky projektu.
V dlaždici se nachází oddělené seznamy pro Veřejné zakázky (popsáno výše) a Přímé plnění. Pro založení nového přímého plnění slouží v seznamu Přímé plnění tlačítko Nové PP. Po založení záznamu vyplňuje žadatel detail PP.
Detail Přímého plnění
Formulář PP obsahuje:
Dlaždice v detailu PP:
Veřejné zakázky a přímá plnění projektu - vrátí uživatele na seznam veřejných zakázek a přímých plnění.
Historie - slouží k zobrazení historických záznamů v rámci objektu Přímé plnění.
Akce dostupné v detailu PP:
Uložit - provede uložení záznamů do databáze.
Uložit a zpět - provede uložení záznamů do databáze a vrátí uživatele na předchozí seznam.
Položky v detailu PP:
•Název projektu - název projektu, kterého se PP týká.
•Stav přímého plnění - aktuální stav přímého plnění.
•Název přímého plnění - povinné pole. Zapisuje žadatel při vyplňování PP.
•Řešitel - interní uživatel, který je řešitelem PP. Položku může měnit Vedoucí projektový manažer zadaný na dílčí výzvě.
•Typ přímého plnění - povinná textová položka.
•Popis přímého plnění (max. 1000 znaků) - nepovinné textové pole pro popis přímého plnění s maximální délkou 1000 znaků.
•Datum uzavření smluvního závazku / datum vystavení dokladu * - povinné pole. Zápis je možné provést numerickou klávesnicí ve tvaru DD.MM.RRRR, případně výběrem z kalendáře pomocí ikony.
•Hodnota závazku ze smlouvy bez DPH (Kč) - nepovinné pole pro zapsání číselného údaje.
•Hodnota závazku ze smlouvy vč. DPH (Kč) - nepovinné pole pro zapsání číselného údaje.
•Případný komentář k hodnotě závazku ze smlouvy (max. 500 znaků) - nepovinné textové pole s maximální délkou 500 znaků.
•Povinnost zveřejnění v RS - checkbox pro zatržení.
•ID smlouvy z RS - nepovinné textové pole pro zápis identifikačního čísla z registru smluv.
•Evidenční číslo smlouvy z RS - nepovinné textové pole pro zápis identifikačního čísla z registru smluv.
•Datum zveřejnění v RS - nepovinné pole. Zápis je možné provést numerickou klávesnicí ve tvaru DD.MM.RRRR, případně výběrem z kalendáře pomocí ikony kalendáře.
•Komentář k PP (max. 500 znaků) - nepovinné textové pole s maximální délkou 500 znaků.
•Seznam dodavatelů a poddodavatelů - v tomto seznamu uživatel eviduje dodavatele a poddodavatele veřejné zakázky. Záznam do tabulky je možné přidat tlačítkem Nový. Po klinutí na tlačítko se zobrazí detail Dodavatel/Poddodavatel, kde uživatel vybírá ze stávajících (již zadaných), případně vyplňuje údaje o novém dodavateli/poddodavateli.
•Komentář k dodavatelům/poddodavatelům (max. 500 znaků) - nepovinné textové pole s maximální délkou 500 znaků.
•Dokumenty - žadatel může přidat dokumenty k přímému plnění pomocí tlačítka Přidat dokument. Následně se zobrazí detail pro vložení přílohy. K výběru se nabízí předdefinované typy pro přímé plnění (Dodatek, Jiný dokument, Objednávka, Smlouva).
Pokud žadatel usoudí, že má v rámci přímého plnění vše vyplněné, může přímé plnění předat pomocí přechodového tlačítka Vložit PP do systému. Případně může přímé plnění odstranit přes tlačítko Odstranit (Přímé plnění).
Proces administrace Přímého plnění
V rámci přímého plnění nedochází k žádnému posuzování. Poté, co žadatel vloží PP do systému, má PP stále dostupné k editaci. Po vložení přímého plnění do systému, stav "PP vloženo do systému“, může detail přímého plnění editovat také interní uživatel, který je řešitelem (PM).
Nedochází zde tedy k žádnému schvalování či vracení k doplnění. Editace přímých plnění se uzamkne, pokud žadatel podá závěrečnou monitorovací zprávu.
Workflow Přímého plnění
